一份訓練計畫，撰寫者看起來十分清楚，接手的教練卻可能有不同理解。藍色圓圈代表球員，還是標誌碟？箭頭表示移動路線，還是指向下一項活動？「左側」是從入口望過去的左側，還是教練站位的左側？這些沒有寫出來的前提，往往就是交接時需要反覆確認的地方。
俱樂部與學校若會共用訓練計畫，可以考慮在每張標誌碟配置圖旁附上一小段文字圖例。目的在於讓接手者理解原定的活動配置，不必依賴撰寫者在場解釋。以下是一套可供調整的文件整理方式，並附上能配合現有活動圖使用的示例。
區分器材符號與移動指示
先決定圖上如何區分器材、人員與移動方向。例如，用附有字母標籤的圓圈表示標誌碟位置，以字母 P 表示球員，箭頭則只用來表示球員移動。
將這套約定直接寫在圖旁。尤其當計畫由不同教練提供時，不宜假定所有人都會用同一種方式理解相同符號。圖例要讓讀者知道符號的用途，而不是要求讀者自行猜測作者的習慣。
標誌碟的位置可以用 A、B、C 等簡短代號識別。這些代號是配置圖上的標籤，不代表需要在器材上加字或作任何改動。教練討論調整時，就能說「把起始位置由 A 改為 B」，而不是只說「從另一個藍色標誌碟開始」。
如果尚未決定要選用哪些標誌碟，建議將採購討論與圖例說明分開處理。選購階段可參閱訓練標誌碟選購指南及訓練標誌碟產品系列，避免讓尚未定案的器材選擇混入活動指示。
說明配置圖的閱讀方向
在圖旁加上一句方位說明，使用場地內容易辨認的參照點。例如：「閱讀本圖時，假設自己站在器材室入口，面向活動區域。」這能讓接手教練理解圖中的左右與前後是以哪個方向為準。
若同一份計畫會用於不同場地，可以保留一個欄位，交由當次帶領活動的教練填寫。不要直接沿用在新場地已失去意義的入口或角落名稱。「平常那一端」或「遠處角落」等說法，只有在文件內另有解釋時，才容易讓接手者理解。
同時註明這張圖是否只是示意圖。如果間距會影響活動安排，請計畫撰寫者另外記錄預定間距，不要讓接手教練根據列印草圖的大小自行推算。
這份文件的作用是傳達教學安排，並不能判定器材是否適用。器材的使用、檢查、保養與存放方式，仍應依照該項器材製造商的確切說明；活動配置圖不能取代這些文件。
讓顏色輔助說明用途
可以先寫清楚各組標誌碟的用途，再另外註明預定顏色。例如：
- A 組：起始位置。
- B 組：活動邊界。
- C 組：返回位置。
接著再附上各組顏色。這樣，代課或接手教練看到的是用途與視覺提示，而不是一句缺少背景的「把黃色的擺出來」。即使需要向撰寫者詢問，也能直接指出是哪一組、哪一種用途仍有疑問。
如果顏色本身就是活動內容的一部分，請明確寫出來；當指定顏色無法取得時，應請接手教練與計畫撰寫者確認如何處理。如果顏色只是方便分組的偏好，撰寫者可以明確允許替換，並請當次教練同步更新圖例。
書面計畫之外，若也需要整理實際使用的器材組合，可參閱輪站訓練的標誌碟分組與交接管理，配合安排分組與交接紀錄。
示例：附在配置圖旁的簡短註記
以下是一段配合既有活動圖使用的示例。它是溝通格式，並不是指定訓練方法；可依自己的活動內容調整欄位與文字。
- 課程： 星期二傳球活動，開場單元。
- 計畫版本： 修訂 B 版，取代修訂 A 版。
- 閱讀方向： 從器材室入口面向活動區域。
- 圖面性質： 示意圖；間距以活動說明中的記錄為準。
- 標誌碟代號： A 表示起始位置，B 表示返回位置。
- 顏色偏好： A 使用藍色，B 使用黃色。若在活動說明前更新圖例，可以改用其他顏色。
- 箭頭： 僅表示球員移動，不表示搬動器材。
- 與前版的差異： 返回位置 B 已改畫在另一側，本次課程不應再使用舊版。
- 待確認事項： 計畫發出前，由撰寫者確認最終分組。
尚未解決的問題應保留在讀者看得到的位置。空白欄位可能被當成忘記填寫；明確寫出問題，才能讓接收者知道哪些內容仍待回覆，以及應由誰確認。這也能避免尚未定案的安排在交接時被誤認為已經確認。
請未參與撰寫的教練試讀
將計畫放進共用課程資料夾之前，可以請另一位教練只看文件，試著用自己的話說明活動配置。重點是確認文件本身能否傳達原意，而不是由作者在旁補充所有未寫出的細節。
可使用以下問題協助試讀：
- 哪些符號代表標誌碟？
- 閱讀者是站在哪個位置、朝哪個方向看這張圖？
- 各種顏色分別代表什麼？
- 這次課程應使用哪個版本？
- 指示不清楚時，應向誰確認？
凡是讀者需要猜測的地方，都可以回頭修改文字。建議在大家約定的位置保留一份現行版本，並清楚標示已被取代的副本。若教練之間也會傳閱紙本，更需要讓版本標記與修訂內容容易辨認，避免新舊安排混在一起。
如果整理配置圖的過程中發現了採購需求，洽詢時可說明預定活動與器材管理需求。俱樂部及學校可透過TAY Sports 團體採購洽詢頁開始討論，讓採購問題與活動文件各自得到清楚處理。